İçinde bulunduğumuz iş dünyasında, işletmelerin en değerli varlığı olan insan kaynaklarını etkin bir şekilde yönetmek, sürdürülebilir başarı için kritik öneme sahiptir. Geleneksel İnsan Kaynakları (İK) süreçleri, genellikle manuel, zaman alıcı ve hataya açık olabiliyor. Bu durum, İK departmanlarının stratejik görevlere odaklanmasını engelleyerek, sadece idari iş yükü ile
Smart HR, şirketlerin çalışan yaşam döngüsünün her aşamasını baştan sona yönetmelerini sağlayan kapsamlı bir yazılım çözümüdür. Smart HR,işe alım sürecinden emekliliğe kadar tüm süreçleri tek bir platformda birleştirerek, İK departmanlarının verimliliğini artırmakta, maliyetleri düşürmekte ve çalışan deneyimini iyileştirmektedir.
Smart HR ‘nin Misyonu ve Vizyonu
Smart HR, iş dünyasının değişen ihtiyaçlarına yanıt veren, teknoloji odaklı bir İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi sağlayıcısıdır. Misyonu, işletmelerin insan kaynakları süreçlerini basitleştirmek, optimize etmek ve modern teknolojilerle dönüştürmek üzerine kurulmuştur. Vizyonu ise, şirketlerin en değerli varlığı olan insan sermayesini en verimli şekilde yönetebilmeleri için akıllı, kullanıcı dostu ve ölçeklenebilir çözümler sunarak sektörde lider bir konuma ulaşmaktır.
Şirket, sadece bir yazılım sağlayıcısı olmanın ötesinde, müşterilerinin İK stratejilerini geliştirmelerine yardımcı olan bir iş ortağı olmayı hedefler. Geliştirdiği ürünlerle:
- Verimliliği Artırmak: Manuel ve tekrarlayan görevleri otomatikleştirmek.
- Hata Oranını Azaltmak: Otomatik hesaplamalar ve entegre veri yönetimi ile insan kaynaklı hataları minimuma indirmek.
- Maliyetleri Düşürmek: Operasyonel süreçleri optimize ederek ve kağıtsız ofis ortamına geçişi teşvik ederek işletme giderlerini azaltmak.
- Çalışan Deneyimini İyileştirmek: Çalışanlara self-servis imkanları sunarak ve İK süreçlerini şeffaf hale getirerek memnuniyeti artırmak.
- Veriye Dayalı Karar Almayı Desteklemek: Kapsamlı raporlama ve analitik araçlarla İK verilerinden anlamlı içgörüler elde edilmesini sağlamak.
Bu hedefler çerçevesinde Smart HR, modüler yapısı, esnek özelleştirme seçenekleri ve güçlü entegrasyon yetenekleri ile öne çıkan bir araçtır.
Smart HR’ın Temel Modülleri ve Özellikleri
Smart HR, bir İK departmanının ihtiyaç duyabileceği tüm temel ve ileri düzey işlevleri kapsayan entegre modüllerden oluşur. Bu modüller, İK süreçlerinin farklı aşamalarını yönetmek üzere tasarlanmıştır:
1. Temel İnsan Kaynakları Yönetimi
Bu modül, bir çalışanın şirketteki tüm temel bilgilerini merkezi bir veritabanında toplar ve yönetir.
- Çalışan Bilgi Yönetimi: Çalışanların kişisel bilgileri, iletişim bilgileri, iş geçmişleri, pozisyonları, departmanları, sözleşme detayları gibi tüm kritik verilerin tek bir yerden güvenli bir şekilde saklanması ve kolayca erişilebilir olması.
- Organizasyon Şeması Yönetimi: Şirketin hiyerarşik yapısını, departmanlarını ve çalışan pozisyonlarını görsel olarak oluşturma ve yönetme imkanı. Bu, raporlama ilişkilerini ve sorumluluk alanlarını netleştirir.
- Belge Yönetimi: Çalışan sözleşmeleri, bordrolar, izin belgeleri, performans değerlendirmeleri gibi tüm İK ile ilgili belgelerin dijital ortamda saklanması, kategorize edilmesi ve kolayca aranabilir hale getirilmesi. Bu, kağıtsız bir İK ortamı yaratır.
- Varlık Yönetimi: Çalışanlara tahsis edilen şirket varlıklarının (telefon, laptop, araç vb.) takibi ve yönetimi.
- Çalışan Self-Servis Portalı: Çalışanların kendi kişisel bilgilerini güncelleme, izin talebinde bulunma, bordrolarına erişme, performans hedeflerini görüntüleme gibi işlemleri bağımsız olarak yapabilmesini sağlayan bir portaldır. Bu portal sayesinde, İK departmanının üzerindeki idari yük önemli ölçüde azalmaktadır.
2. Bordro Yönetimi
Smart HR’ın en kritik modüllerinden biri olan bordro yönetimi, karmaşık maaş hesaplamalarını basitleştirir ve yasal uyumluluğu garanti eder.
- Otomatik Maaş Hesaplamaları: Sabit maaşlar, ek ödemeler (prim, ikramiye, fazla mesai), kesintiler (vergi, sigorta, avans) gibi tüm kalemlerin otomatik olarak hesaplanması.
- Vergi ve SGK Hesaplamaları: Türkiye’deki güncel vergi dilimleri, SGK prim oranları ve diğer yasal kesintilerin otomatik olarak uygulanması ve güncellenmesi.
- Yasal Uyum ve Raporlama: Resmi kurumlara (SGK, Gelir İdaresi Başkanlığı vb.) sunulması gereken tüm yasal bildirimlerin (aylık sigorta bildirgeleri, işkur bildirgeleri, e-bildirgeler vb.) otomatik olarak hazırlanması ve uyumlu formatlarda dışa aktarılması.
- Bordro Detayları ve İcmal Raporları: Detaylı bordro dökümleri, personel icmalleri ve diğer finansal raporların kolayca oluşturulması.
- Bankacılık Entegrasyonları: Maaş ödemelerinin bankalarla entegre bir şekilde otomatik olarak yapılabilmesi.
3. Zaman ve Devam Kontrolü
Bu modül, çalışanların çalışma saatlerini, devamsızlıklarını, izinlerini ve fazla mesailerini hassas bir şekilde takip etmeyi sağlar.
- Giriş/Çıkış Takibi: Farklı yöntemlerle (kart okuyucu, parmak izi, yüz tanıma, mobil uygulama) giriş-çıkış kayıtlarının alınması.
- Vardiya Planlama: Karmaşık vardiya sistemlerini (sabit, döner, esnek) kolayca oluşturma, yönetme ve çalışanlara bildirme.
- İzin Yönetimi: Yıllık izin, sağlık izni, mazeret izni gibi farklı izin türlerinin takibi, talep ve onay süreçlerinin dijitalleştirilmesi. Çalışanlar portal üzerinden izin talebi oluşturabilir, yöneticiler onaylayabilir.
- Devamsızlık Takibi: Geç gelen, erken çıkan veya devamsızlık yapan çalışanların otomatik olarak tespiti ve ilgili raporlamaların yapılması.
- Fazla Mesai Hesaplamaları: Yasalara uygun olarak fazla mesai saatlerinin doğru bir şekilde hesaplanması ve bordroya aktarılması.
4. Performans Yönetimi
Çalışanların performansını objektif olarak değerlendirme, geliştirme ve kariyer hedefleri belirleme süreçlerini destekler.
- Hedef Belirleme ve Takibi: Çalışanlar için SMART hedefler belirleme, bu hedeflerin takibi ve ilerlemenin izlenmesi.
- Performans Değerlendirmeleri: Yıllık, 360 derece veya sürekli geri bildirim gibi farklı değerlendirme modelleriyle performansın değerlendirilmesi.
- Geri Bildirim Mekanizmaları: Yöneticiler ve çalışanlar arasında sürekli geri bildirim alışverişini teşvik eden araçlar.
- Kariyer Gelişim Planlama: Çalışanların güçlü yönlerini ve gelişim alanlarını belirleyerek, kariyer yollarını ve eğitim ihtiyaçlarını planlama.
5. Yetenek ve Eğitim Yönetimi
Şirketin yetenek havuzunu oluşturma, çalışanların becerilerini geliştirme ve eğitim ihtiyaçlarını karşılama süreçlerini kapsar.
- Eğitim Kataloğu ve Takibi: Şirket içi veya dışı eğitim programlarının yönetimi, çalışanların eğitim geçmişlerinin takibidir.
- Kariyer Planlaması: Çalışanların şirket içindeki kariyer yollarını belirlemelerine yardımcı olma ve terfi süreçlerini yönetmektir.
6. İşe Alım (Recruitment) ve Onboarding
Aday havuzu oluşturmaktan, işe yeni başlayanların şirkete adaptasyonuna kadar tüm süreçleri yönetir.
- İş İlanı Yönetimi: Açık pozisyonlar için iş ilanları oluşturma ve farklı platformlarda yayınlama.
Aday Takibi (ATS – Applicant Tracking System): Gelen başvuruları toplama, adayları filtreleme, mülakat süreçlerini yönetme ve adaylar ile iletişimi sürdürmektir.
